Algemeen
Emro Beheer Amsterdam B.V. (“Emro Beheer”) behandelt uw Persoonsgegevens met de grootste zorg en vertrouwelijkheid. Emro Beheer vindt het belangrijk u te informeren over de wijze waarop uw Persoonsgegevens door ons worden verwerkt en beveiligd. Emro Beheer doet haar uiterste best uw persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken en zet zich daarvoor in.
In dit privacy statement vindt u meer informatie over welke Persoonsgegevens Emro Beheer van u verwerkt, waar Emro Beheer deze Persoonsgegevens voor gebruikt, op welke rechtsgrond en voor welke doeleinden Emro Beheer deze Persoonsgegevens verwerkt, wanneer Emro Beheer de Persoonsgegevens met Derden deelt, wanneer wij verwerkers inschakelen bij het verwerken van de Persoonsgegevens en welke rechten u heeft ten aanzien van deze Persoonsgegevens.
1. Definities
In dit privacy statement wordt verstaan onder:
- verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van Emro Beheer Persoonsgegevens verwerkt;
- derde: ieder ander dan: u, Emro Beheer, een verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken;
- u: degene van wie Persoonsgegevens door Emro Beheer worden verwerkt.
- persoonsgegeven: elk gegeven dat op u betrekking heeft en ook naar u te herleiden is, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van u;
- toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee u door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling verwerking van uw Persoonsgegevens aanvaardt;
- verstrekken van Persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van Persoonsgegevens;
- verwerking van Persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
2. Wanneer verzamelen wij uw Persoonsgegevens?
Emro Beheer verzamelt uw Persoonsgegevens onder meer in de volgende situaties:
- wanneer u contact opneemt met Emro Beheer, bijvoorbeeld per e-mail, per post of telefonisch;
- wanneer u uit hoofde van een (ver)huurrelatie gegevens verstrekt aan Emro Beheer, bijvoorbeeld per e-mail, per post of telefonisch;
- wanneer u als partner van Emro Beheer gegevens verstrekt, bijvoorbeeld per e-mail, per post of telefonisch.
3. Welke Persoonsgegevens verwerkt Emro Beheer en wanneer?
Welke Persoonsgegevens
Emro Beheer verwerkt alleen de Persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld worden. Zo kunnen (onder meer) de volgende Persoonsgegevens verzameld worden:
- volledige namen;
- adres;
- geboortedatum;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- BSN-nummer (voor zover op Emro Beheer een wettelijke plicht rust);
- Kopie van een ID bewijs (met foto);
- bankrekeninggegevens
Contact met Emro Beheer
Wanneer u met Emro Beheer contact opneemt, bijvoorbeeld met een verzoek om informatie of advies, dan verwerkt Emro Beheer de Persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, zoals de contactgegevens verstrekt via e-mail, per post of telefonisch, maar ook de informatie verstrekt tijdens een (kennismakings)gesprek of tijdens andere contactmomenten.
Gegevens verstrekt en uit andere bronnen verzameld uit hoofde van de (ver)huurrelatie met Emro Beheer
Wanneer u een woning of andere ruimte huurt bij Emro Beheer, dan verwerkt Emro Beheer de Persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft via e-mail, per post, tijdens besprekingen of op andere wijze. Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst wordt u door Emro Beheer verzocht om bijzondere Persoonsgegevens, zoals een kopie van uw identiteitsbewijs, toe te sturen dan wel te overhandigen. Daarnaast kan Emro Beheer uit andere bronnen Persoonsgegevens van u verkrijgen, zoals informatie beschikbaar via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster en Persoonsgegevens beschikbaar op openbare websites. Tot slot kunnen wij uw gegevens verkrijgen via Derden, zoals bijvoorbeeld een makelaar.
Indien u uit andere hoofde, dan als huurder, betrokken bent bij de (verhuur) van onroerend goed, dan verwerkt Emro Beheer de Persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft (of namens u aan ons worden doorgegeven) via e-mail, per post, tijdens besprekingen of op andere wijze.
4. Doeleinden van verwerking van Persoonsgegevens en grondslagen
De Persoonsgegevens die door Emro Beheer worden verkregen, worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
Het onderhouden van contact met u
Als u Emro Beheer om informatie verzoekt, verwerkt Emro Beheer de daarvoor verstrekte Persoonsgegevens om aan dat verzoek te voldoen en/of om uw vragen te beantwoorden. Ook kan het zijn dat Emro uw persoonsgegevens gebruikt om een eindejaarsgeschenk aan u op te sturen.
De uitvoering van een overeenkomst waar u partij bij bent
Voor het uitvoeren van de overeenkomst waar u partij bij bent, hebben wij in ieder geval uw contact- en facturatiegegevens nodig en, indien van toepassing, tevens die van uw bedrijf. Daarnaast is het in bepaalde gevallen noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst om ook bijzondere Persoonsgegevens te verwerken, zoals een kopie van uw identiteitsbewijs. In het bijzonder hebben wij deze Persoonsgegevens nodig voor onder meer de volgende doeleinden:
- Om diensten aan u af te kunnen leveren;
- Om uw kredietwaardigheid te kunnen beoordelen;
- Voor facturatie;
- Om contact met u te kunnen opnemen (via e-mail of telefonisch) indien dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening;
- Voor het afhandelen van vragen en klachten;
- Om contracten en aktes op te kunnen maken.
Het voldoen aan een wettelijke verplichting.
Emro Beheer verwerkt Persoonsgegevens tevens als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zoals onder meer gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaangifte.
Daarnaast verwerken wij uw BSN-nummer en ID bewijs indien Emro Beheer hiertoe wettelijk verplicht is.
Andere doeleinden voor het gebruik van Persoonsgegevens
Wij kunnen ook gebruik maken van de Persoonsgegevens voor andere, dan de hiervoor omschreven doeleinden, zoals voor kwaliteits- en managementdoeleinden, interne controles, audits, accountantscontrole en beoordelingen;
Grondslagen
De Persoonsgegevens worden in de regel slechts verwerkt, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar u partij bij bent.
5. Beveiliging
Emro Beheer hanteert een beveiligingsniveau voor het verwerken van de Persoonsgegevens, dat, binnen de mogelijkheden van de huidige technieken, voldoende is om ongeautoriseerde toegang, wijziging, publicatie of verlies van uw Persoonsgegevens tegen te gaan.
Persoonsgegevens worden door Emro Beheer “hard copy” bewaard. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor personeel binnen Emro Beheer en worden in een afgesloten kast bewaard. De Persoonsgegevens uit hoofde van een (ver)huurrelatie worden daarnaast tevens digitaal bewaard en zijn alleen bereikbaar via persoonlijke inloggegevens en een beveiligde verbinding.
De veiligheid van uw Persoonsgegevens hangt uiteraard ook samen met het door u gehanteerde niveau van beveiliging. U dient er daarom zelf zorg voor te dragen dat u zorgvuldig omgaat met het adresseren van uw e-mail of correspondentie via een ander medium, de toegang en beveiliging van uw e-mailaccount die u gebruikt voor vertrouwelijke communicatie met Emro Beheer.
6. Recht op inzage en verwijdering
U heeft het recht om uw Persoonsgegevens bij Emro Beheer op te vragen of Emro Beheer te verzoeken deze te wijzigen of te verwijderen. Voor sommige Persoonsgegevens kan het zo zijn dat Emro Beheer wettelijk verplicht is deze te bewaren. Voor deze Persoonsgegevens geldt dat Emro Beheer deze niet op uw verzoek kan wijzigen en/of verwijderen.
In sommige gevallen heeft u ook het recht uw Persoonsgegevens, die u aan Emro Beheer heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en u heeft het recht om die gegevens over te dragen, indien de verwerking door Emro Beheer geschiedt op die wijze waarvoor in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving het recht op overdraagbaarheid van gegevens is toegekend.
Voor het gebruik maken van uw bovengenoemde rechten, kunt u een e-mail zenden naar info@emrorealestate.com. Houd er wel rekening mee dat, nadat wij uw gegevens op uw verzoek hebben gewijzigd of verwijderd, het kan zijn dat deze gegevens nog enige tijd in onze back-ups aanwezig zullen zijn, totdat ook die back-ups worden gewist.
7. Derden
Wij zullen uw Persoonsgegevens niet zonder uw toestemming aan Derden doorgeven, tenzij:
- dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering tussen de overeenkomst tussen u en Emro Beheer en/of de partij namens wie Emro Beheer optreedt waaronder tevens begrepen het onderhandelen over (de totstandkoming van) een huurovereenkomst; en/of
- Emro Beheer op grond van een wettelijke verplichting of in een noodgeval gehouden is Persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties, zoals wanneer een rechterlijke uitspraak de verplichting oplegt tot het verstrekken van Persoonsgegevens aan derden. Uitsluitend de gegevens die wij verplicht zijn te verstrekken zullen worden verstrekt; en/of
- er een reorganisatie of (gedeeltelijke) overdracht van bedrijfsactiviteiten plaatsvindt bij Emro Beheer met als gevolg dat Emro Beheer Persoonsgegevens moet overdragen aan een andere organisatie;
- doorgifte van Persoonsgegevens plaatsvindt aan dienstverleners van Emro Beheer die worden ingeschakeld om in opdracht van Emro Beheer diensten te verlenen;
- doorgifte van Persoonsgegevens plaatsvindt aan opdrachtgevers, samenwerkingspartners of klanten van Emro Beheer in het kader van de uitvoering van de (huur)overeenkomst;
- doorgifte van Persoonsgegevens plaatsvindt aan (mogelijke) financiers ten behoeve van de financiering van het onroerend goed waar de (ver)huur betrekking op heeft.
8. Verwerkers
Emro Beheer schakelt mogelijk derden in om uw Persoonsgegevens te verwerken. Deze derden (verwerkers) verwerken uw Persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en wij sluiten met deze derden verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het gaat onder andere om de SAAS dienstverleners (“software as a service”) of dienstverleners die hostingsdiensten leveren.
9. Bewaartermijnen
Uw Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden als genoemd in artikel 4 van dit Privacy Statement. Na de (wettelijke) bewaarperiode worden uw Persoonsgegevens vernietigd.
10. Toepasselijk recht
Op dit privacy statement is naast de AVG het (overig) Nederlands recht van toepassing. Indien anderstalige versies van dit privacy statement discrepanties vertonen of tot interpretatieverschillen leiden, is de versie in de Nederlandse taal doorslaggevend. Alle geschillen uit hoofde van of in verband met dit privacy statement zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
11. Contact Emro Beheer
Als u vragen heeft over dit privacy statement, neem dan contact op met Emro Beheer:
Emro Beheer Amsterdam B.V.
De Lairessestraat 111-115, 1075 HH Amsterdam
Telefoonnummer: +31 20 575 91 00
E-mailadres: info@emrorealestate.com
12. Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw Persoonsgegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of via hun gratis telefoonnummer (088 – 1805 250).
13. Wijzigingen
Dit privacy statement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de wet- en regelgeving wijzigt. Wanneer het privacy statement grondig wordt herzien, stuurt Emro Beheer u de nieuwe versie. U kunt ook altijd een kopie bij Emro Beheer opvragen.
Versie: november 2020